淺談如何做好會(huì)議準(zhǔn)備工作

會(huì)議準(zhǔn)備工作是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。一年來，辦公室主辦、承辦和協(xié)辦了不少大大小小的會(huì)議，如全省水文工作會(huì)議、全省水文系統(tǒng)文明創(chuàng)建總結(jié)表彰大會(huì)、局長辦公會(huì)議、全國旱情監(jiān)測會(huì)議、水情工作會(huì)議等等。我認(rèn)為，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作一定要注意以下幾點(diǎn)。

（一）擬定會(huì)議工作方案。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議記錄簡報(bào)工作、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。

（二）選定、安排議題。會(huì)議討論的問題、決策的對(duì)象，就是議題。大中型會(huì)議的議題由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。日常會(huì)議的議題，有的由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出，有的由下級(jí)機(jī)關(guān)或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志指示準(zhǔn)備議題，然后將收集到的議題進(jìn)行篩選，加以修改、討論、充實(shí)，報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。

安排會(huì)議議題應(yīng)注意以下問題：一是下一級(jí)會(huì)議可以解決的或者分管領(lǐng)導(dǎo)可審批解決的問題，一般不要安排上級(jí)會(huì)議討論；二是局里的業(yè)務(wù)會(huì)議同黨、團(tuán)、工、青、婦等會(huì)議討論的議題要有所區(qū)別；三是提交會(huì)議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，并在開會(huì)前幾天經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批后，發(fā)給有關(guān)同志閱讀，準(zhǔn)備意見；四是臨時(shí)提出的一般議題不宜倉促安排， 保證會(huì)議質(zhì)量；五是一次會(huì)議議題不能安排過多或過少，要測算每個(gè)議題大致所需時(shí)間，合理分配，一般安排一個(gè)主要議題和一二個(gè)小議題為宜，六是盡可能地將同類性質(zhì)的議題提交一次會(huì)議討論；七是應(yīng)準(zhǔn)備一些后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議討論。

（三）擬定會(huì)議議程、日程和程序。議程，是會(huì)議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡練文字逐項(xiàng)寫出即可。日程，是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡短文字或表格方式，將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可，如有說明，附于表后。程序，是一次會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡，可粗可細(xì)。議程、日程應(yīng)當(dāng)事先發(fā)給與會(huì)人員。程序只供領(lǐng)導(dǎo)同志主持會(huì)議時(shí)參考，不發(fā)給其他同志。

（四）準(zhǔn)備會(huì)議文件、報(bào)告。日常工作會(huì)議的文件、報(bào)告，主要應(yīng)由各職能部門起草準(zhǔn)備。會(huì)議秘書部門應(yīng)于會(huì)前通知有關(guān)部門報(bào)送會(huì)議文件，對(duì)文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報(bào)送的文件能否提交會(huì)議討論的意見。

（五）提出與會(huì)人員名單。提名與會(huì)人員，應(yīng)當(dāng)注意日常工作會(huì)議請(qǐng)與會(huì)議討論議題密切相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)同志列席；臨時(shí)性會(huì)議，屬于征求意見性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)方面的主要領(lǐng)導(dǎo)同志和代表參加；屬于專業(yè)性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)各有關(guān)方面主管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志、專家和在該方面有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的工作者參加；屬于紀(jì)念、慶祝性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)離退休老同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴(yán)適度，準(zhǔn)確無誤。從有利工作出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴(yán)，不錯(cuò)提，不漏提。

（六）編排分組。參加會(huì)議人員名單確定之后，要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會(huì)人員劃分若干小組，以方便討論問題。在進(jìn)行編組時(shí)，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會(huì)議機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個(gè)組。

（七）選定、布置會(huì)場。1、選定會(huì)場。會(huì)場的選擇，要結(jié)合開會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：{dy}，會(huì)場大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過小則擁擠。第二，會(huì)場地點(diǎn)適中。第三，會(huì)場附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等。2、布置會(huì)場。不同的會(huì)議，要求有不同的布置形式。座談會(huì)會(huì)場要求和諧融洽，紀(jì)念性會(huì)議會(huì)場要求隆重典雅，日常工作會(huì)議會(huì)場要求簡單實(shí)用。

（八）制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會(huì)議證件可分為兩類：一類是會(huì)議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請(qǐng)柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

（九）發(fā)布會(huì)議通知。各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開會(huì)通知，以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會(huì)議，宜發(fā)書面通知?？陬^通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個(gè)電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進(jìn)行通知。重要會(huì)議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)檢查并進(jìn)行落實(shí)。

（十）制定會(huì)議須知。會(huì)議須知的內(nèi)容主要包括請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求、作息時(shí)間和其他注意事項(xiàng)。

（十一）負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到是指需要集中住宿的會(huì)議的與會(huì)者到達(dá)開會(huì)地點(diǎn)并通知會(huì)務(wù)單位。對(duì)于應(yīng)該報(bào)到而未及時(shí)報(bào)到的，應(yīng)注意催促。報(bào)到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

（十二）會(huì)議秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會(huì)議、小型會(huì)議，一般由辦公室或業(yè)務(wù)處室工作人員負(fù)責(zé)會(huì)議工作。規(guī)模較大且又較重要的會(huì)議，需組織精干有力的工作班子或成立大會(huì)秘書處，下設(shè)若干工作小組如秘書組、文件組、宣傳報(bào)道組、交通組等，明確分工，各負(fù)其責(zé)，保證會(huì)議順利進(jìn)行。